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¿Cómo minimizar el riesgo en la selección de proveedores?


20 de septiembre, 2019

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Por Laura V. Martínez Asociada de la División Bancos y Servicios Financieros de Lisicki Litvin

 

Desde hace unos meses, la Afip se encuentra notificando a los contribuyentes sobre la recepción de facturas electrónicas de los períodos fiscales 2017 y 2018 por compras a proveedores que tienen irregularidades e incumplimientos con dicho organismo, infiriendo que tales proveedores no tendrían la capacidad técnico-económica para realizar las operaciones que facturaron.

 

Ante dicha situación se ha generado, entre las empresas contribuyentes, la pregunta de cuánto conocen a sus proveedores y despertado incertidumbre del alcance de sus controles sobre ellos, tanto al inicio de la contratación, como al durante toda la relación comercial.

 

La elección de un buen proveedor es una decisión importante, no sólo por constituir un eslabón importante en la cadena de valor de los productos o servicios brindados, sino también por los riesgos derivados de la contratación y subcontratación, asociada a la responsabilidad solidaria establecida por la Ley de Contrato de Trabajo y al encuadre legal e impositivo que pueden presentar, entre otros aspectos.

 

Para la gran mayoría de las empresas, lo que resulta esencial en la selección de proveedores, y nunca se omite, es la evaluación de precios y cuestiones financieras, forma de trabajo, la importancia del insumo o del servicio prestado por el proveedor. Sin embargo, muchas veces queda rezagado en el análisis la evaluación del perfil general del proveedor. Esto trae como consecuencia, por ejemplo, que, si bien en las contrataciones de servicios cumplen en tiempo y forma la realización de las tareas para las que han sido contratados, por lo que el área contratante se encuentra conforme; con posterioridad, se verifican situaciones de irregularidad en cuanto a aspectos económicos, legales, laborales, previsionales, por no realizarse ningún control periódico sobre aspectos generales del proveedor. Lo más relevante resulta ser que, en la generalidad de los casos, dichas irregularidades se encontraban presentes desde el inicio de la relación comercial.

 

Aspectos fundamentales que permiten obtener una calificación general del proveedor:

 

  • Información empresarial general: el análisis de la aspectos legales de su constitución (estatutos, inscripciones en organismos de habilitación, experiencia, domicilio legal y comercial actualizados de la empresa contratista, datos sobre la conformación de su estructura) brinda seguridad en los servicios prestados, dado que la empresa está realizando para el contratante, una actividad para la cual fue constituida, asegurándonos del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.

 

  • Situación económica: un análisis de los índices generales que surgen de los estados contables, permite ver la capacidad económica y financiera del proveedor, dado que según la situación del mismo, puede disminuir la calidad de los productos o servicios brindados por reducir costos, dejar de atender los pedidos, entre otros.

 

  • Reputación: además de requerir referencias a otros clientes, en la actualidad, existe acceso a varios buró de créditos e información pública de organismos de contralor (por ejemplo, el Banco Central de la República Argentina) de los que se puede obtener información y permite saber la clasificación del proveedor en el sistema financiero y la existencia de pedidos de quiebra, juicios, cheques rechazados, concursos o deudas comerciales.

 

  • Aspectos impositivos: entre otros aspectos de revisión impositiva, cotejo de que el cliente no se encuentre incluido en la base de Afip de facturas o documentos equivalentes que, por algún motivo, fueron calificados como apócrifos.

 

Un aspecto a evaluar, que no resulta menor, es el desempeño de los proveedores en cuanto a la predisposición de entregar documentación, sobre todo para los de criticidad alta, siendo éste un indicador que puede dar indicio de la seriedad y el cumplimiento que puede presentar a lo largo de los años de servicio.

 

Ante el uso de la tecnología por parte del Fisco para cruzar información y generar presunciones, es importante contar con un legajo del proveedor con elementos como los mencionados precedentemente (entre otros, balances, detalle de socios y miembros de los órganos administrativos, inscripciones impositivas, pago de aportes y contribuciones) ya que el mismo podrá ser un elemento de prueba de la debida diligencia por parte de las empresas en relación a sus proveedores.

 

Corresponde mencionar que la sistematización de un proceso de selección de proveedores, donde queden debidamente plasmados los pasos que se siguieron en dicho proceso y se resguarde la documentación que conforma el legajo y los controles realizados, resulta terminante para demostrar que el órgano de administración de la Entidad se encuentra comprometido con sus funciones de compliance, minimizando el riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios.

 

La oportunidad de la realización de estos controles resulta clave en 2 momentos, uno al efectuarse una preselección – aun antes de ponerse en contacto con el proveedor – y, dependiendo del nivel de riesgo del proveedor, cada seis meses o anualmente.

 

Particularmente, la crisis económica de los últimos tiempos impacta a toda la sociedad, ocasionando que los proveedores, en busca de reducir costos, dejen de cumplir sus responsabilidades previsionales, de trabajo e impositivas, por lo que el seguimiento y control de los mismos por parte de las empresas contratantes, resulta primordial para evitar salir perjudicadas por los incumplimientos de sus socios externos. La empresa deberá evaluar y controlar de una u otra forma al proveedor, ya sea con sus propios medios o mediante el uso de empresas externas de evaluación y control, que sumen su know how e indicadores al proceso de compras y contrataciones.

 

En síntesis, hacer un acabado análisis técnico del perfil del contratista, que incluya lo detallado anteriormente, implica contar con un sistema de control y gestión de proveedores que, a mediano plazo, minimiza los riesgos y adopta una actitud más proactiva hacia la prevención, mejorando la calidad de los procesos.

 

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