Por Juan María Valledor Docente de UCEMA.
Los riesgos, entendidos como posibilidades de que ocurran hechos inciertos o no planeados, se encuentran en todos los ámbitos. En los proyectos ?entendidos como esfuerzos que tienen un principio y un fin, destinados a crear un producto, servicio o resultado único?, el hecho de realizar tareas que no han sido hechas previamente en las mismas circunstancias, agrega incertidumbre a la del entorno.
La disciplina de gestión de proyectos ha desarrollado un conjunto de buenas prácticas para la gestión de los riesgos: se podrían resumir como “pensar de antemano todo lo que puede salir mal, y estar preparado para ello”, ya sea tomando acciones preventivas, o bien teniendo un plan de contingencia en caso de que el evento negativo ocurra.
El primer paso es identificar los riesgos, para lo cual convendrá integrar la mayor variedad posible de miradas, para no estar limitados por la propia experiencia y los sesgos personales. Será útil buscar antecedentes de situaciones similares para entender qué funcionó según lo planeado y qué no, qué imprevistos surgieron y como se resolvieron. Este enfoque funciona bien para los riesgos internos, vinculados con la dificultad técnica del proyecto, los recursos y los tiempos disponibles, y las características de nuestra organización. Los riesgos externos ? los que provienen del entorno social, económico o gubernamental? suelen ser más difíciles de identificar. Debemos imaginar no uno, sino varios escenarios futuros posibles: desde el más optimista, al más pesimista, pasando por otros intermedios, y luego adoptar decisiones que permitan llegar a buen puerto en la mayoría de dichos escenarios. O al menos, que permitan sobrevivir en el peor escenario. En contextos de mucha incertidumbre, será vital mantener abierta la mayor cantidad de opciones posible.
Identificados los riesgos, debemos priorizar y decidir sobre cuales de ellos actuaremos, teniendo en cuenta que toda acción ?desde contratar un seguro, a asignar al personal más experimentado a las tareas críticas? tiene un costo que hay que afrontar. Este ejercicio se debe repetir durante la ejecución del proyecto, a medida que avancemos y contemos con nueva información.
En los últimos años se hadesarrollado un conjunto de prácticas complementarias a las anteriores, conocidas como enfoque ágil. Es aplicable en situaciones en las que los objetivos del proyecto no están totalmente definidos y se van refinando durante la ejecución: un ejemplo típico es el desarrollo de software, en el cual los usuarios refinan sus requerimientos a medida que prueban las primeras versiones del sistema. Asimismo funciona bien en entornos de alta incertidumbre, en las cuales es muy difícil planificar a mediano plazo. La esencia del enfoque ágil se podría resumir en: planificar el trabajo en ciclos cortos, realizar entregas parciales y buscar una realimentación por parte del cliente; en base a dicho feedback, planear la siguiente entrega. Los riesgos se minimizan, ya que los desvíos son pequeños: si puede fallar, mejor “fallar rápido y barato”.
En resumen, el peor pecado que podemos cometer es creer que todo va a salir según lo planeado. Y el segundo peor pecado es creer que podremos prever todos los riesgos de antemano. Se trata más bien de adoptar hábitos de pensamiento y acción, orientados a revisar continuamente todo lo que puede salir mal, y tomar decisiones que nos permitan, pese a todo lo que pueda ocurrir, llegar a destino.
Las opiniones expresadas son personales y no necesariamente representan la opinión de la UCEMA.
