Por Ruth Remesnitzky Consultora Lazos Comerciales
El pedido urgente de las empresas es tener previsibilidad más allá del día a día. Hace varios meses que vienen sufriendo una herida profunda y se las intenta curar con una simple venda adhesiva. Necesitan capital de trabajo a un año como mínimo, costos financieros totales adecuados, flexibilidad y reglas claras que se apliquen con transparencia, hasta que se reactive el movimiento comercial.
“Las Pymes seguimos envueltas en un callejón sin salida y, si bien tenemos esperanza y expectativa de que en algún momento se reactive la venta, nos sentimos solos en el mientras tanto, donde cada uno mira su ombligo. Todos opinan lo que pasa en la macro del país, pero nadie te dice que hacer o como solucionarlo hoy en tu empresa para seguir adelante sin quebrar, ni echar personal”, así lo expresaba con preocupación un cliente Pyme días atrás.
Por eso, humildemente intentaremos responder esa pregunta. ¿Qué podemos hacer mientras tanto?
Lo invito a desafiar paradigmas para estar preparados a accionar inmediatamente.
Los momentos de tiempos libres tiene dos opciones: amargarse por el bajo nivel de ventas o aprovecharlos para poner orden y generar nuevas ideas a aplicar.
Algunos ejemplos instrumentados en clientes
Que cada empleado escriba que tareas realiza y para que, dejando plasmado su trabajo en un manual de procedimiento. Esto permitirá que cada integrante conozca qué hace y como se interrelaciona. Sé que al leerlo pensara “eso es obvio”, pero, lamentablemente, no lo es. En la gran mayoría de las Pymes cada empleado se focaliza en sus funciones sin saber cómo repercute e impacta: con otro compañero, área, sector, y a veces ni siquiera en el resultado total de la empresa. Y esto es consecuencia de la falta de procedimientos y objetivos claros que estén alineados a un propósito común.
Otra acción que eleva el nivel de compromiso y motivación es que cada integrante proponga una idea práctica que tengan como objetivo eficientizar tiempos, reducir costos, mejorar relaciones, incrementar la rentabilidad, etcétera. Pero tiene las siguientes condiciones.
1 - Debe proponerse de forma positiva.
2 - Bajo ningún punto de vista debe criticar a algún integrante o el funcionamiento actual. ¿Cuantas veces en las reuniones de equipo de trabajo afloran los conflictos personales, y se pierde el foco que la empresa necesita? ¿Usted se preguntara por qué? En general solemos perdernos en las consecuencias negativas de lo que sucede y se transforma en un círculo vicioso: donde el temor complica más las cosas y optamos por callar, lo cual conduce a que el enojo se acumule y, cuando sale, lo hace explosivamente, con lo que se confirma el temor inicial y nos juramos no volver a expresarlo. Y tragamos hasta el próximo estallido. Y confirma, como decía Marco Aurelio (Siglo ll), “continúan siendo más penosas las consecuencias del enojo, que las causas que lo produjeron”.
Establecer objetivos cruzados entre las áreas que suelen haber conflictos, que estén alineados con la estrategia principal corporativa. Por ejemplo entre el área impositiva y comercial, donde el área impositiva debe contribuir a incrementar la rentabilidad buscando mejores opciones impositivas trabajando conjuntamente con la comercial. O el área comercial y financiera, donde la primera, dentro de sus objetivos, tiene que involucrarse para que se concrete la cobranza de las mismas, ya que una venta no cobrada se convierte en una pérdida para la Pyme. A la vez, la financiera debe proponer alternativas que contribuyan a que se puedan concretar las ventas, teniendo en cuenta los riesgos de incobrabilidad.
Como verá, en los tres ejemplos mencionados los sectores trabajan conjuntamente, si bien son controles por oposición, colaboran entre si haciéndose responsables del resultado total y no trabajando como compartimentos estancos, donde siempre la que pierde es la empresa.
En el mundo actual el famoso dicho “divide y reinaras”, ¡no va más! Ahora se transformó en “trabaja conjuntamente o desaparecerás”.
Debe hacer el seguimiento de los resultados, con la frecuencia deseada acorde a su giro de negocio: quincenal, mensual o bimestral donde se compartirán los resultados obtenidos y definirán las próximas acciones a efectuar.
¿Cómo realizar reuniones eficientes?
1 - Tener un objetivo claro del porque y para que de esa reunión.
2 - Asignar roles en cada reunión: un líder, un toma tiempo y un secretario
3 - Que sean cortas, definiendo un máximo de 10 a 15 minutos por integrante, y para respetar los mismos se definirá un responsable de tomar el tiempo.
4 - Que haya una minuta de los temas tratados, y un secretario responsable de escribirla, que luego la compartirá al concluir la misma.
5 - Que haya una conclusión de la reunión, en la cual se puede corroborar se trataron los temas definidos al inicio como objetivos, y donde se definen los nuevos objetivos y sus responsables para la próxima reunión.
“Si uno no es parte del problema, no puede ser parte de la solución”. Por lo tanto, para ser protagonistas hay que asumir riesgos y hacernos responsables y, en el ámbito de las Pymes, significa asumir la responsabilidad de que cada uno contribuye a la solución conjunta de la empresa.
