¿Cómo mejoro el control de gestión de mi pyme?

La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras, sino del futuro con las decisiones actuales

 

Por Ruth Remesnitzky  Asesora en financiamiento y gestión (Consultora Lazos Comerciales) y docente UBA y EAN

 

Lo que no se mide, no se conoce.

 

Lo que no se conoce, no se controla.

 

Lo que no se controla, no se gestiona.

 

Lo que no se gestiona, no se mejora.

 

Hoy intentaremos ayudarlo a que mejore la gestión con sus recursos y herramientas, por medio del control de variables que conoce y son medibles.

 

Definir una buena estrategia de negocios conlleva a identificar los riesgos asociados y ponderarlos, para saber donde poner mayores esfuerzos y controles.

 

Es importante definir y documentar los procesos debido a que ordena las tareas y asigna adecuadamente las responsabilidades y optimiza las habilidades para alcanzar los objetivos de la organización.

 

Hay procesos principales que son los que responden a qué se dedica la empresa, y procesos que apoyan a los mismos. Para definir un proceso debemos responder a cuatro preguntas básicas. ¿Quién, cómo, dónde y cuándo? Observo con frecuencia pymes con elevados niveles de facturación que no tienen claramente definido sus procesos, todos hacen un poco de todo, lo que trae superposición de funciones, no hay un responsable referente por área, y como consecuencia disminuye la credibilidad frente a clientes, proveedores y entidades financieras.

 

Definir claramente las roles, funciones y responsabilidades de cada integrante, y la interacción de los miembros, permite conocer donde estamos parados para mejorar y lograr el resultado final: incrementar la rentabilidad, potenciar las ventas y captar mayor cantidad de clientes. El equipo de personas que integra la empresa es un recurso clave, detectar que los motiva y genera un mayor compromiso para la organización le permitirá multiplicar los resultados. Capacitarlos y permitirles crecer dentro de la pyme profundizará el sentimiento de pertenencia y gratificará con creces los costos incurridos a tal fin.

 

  • Definir objetivos cuantitativos y cualitativos por área (producción, marketing, recursos humanos, contabilidad, finanzas y otros), designando un responsable de seguimiento del presupuesto que presente los resultados en un horizonte temporal frecuente (mensual, bimestral o trimestral) será la vara con la que medimos cuanto podemos gastar, en qué gastar y cuando gastar. Una acción que da muy buenos resultados es que cada integrante del equipo aporte ideas que permitan mejorar la performance ya sea de su área, de la interacción con otra y de toda la empresa, siempre desde una actitud constructiva.
  • El análisis cualitativo implica la tarea de clasificar los riesgos por probabilidad de ocurrencia e impacto que generaría en caso de ocurrir, para confeccionar una matriz de riesgos. Algunos riesgos se aceptan como parte del negocio y otros debemos controlarlos. Controlamos lo que podemos medir y para ello debemos identificar primero que es lo que buscamos medir.
  • El análisis cuantitativo resultara de asignar un valor monetario al escenario donde el riesgo se convierte en un problema real.
  • El control de gestión, es el monitoreo constante que debemos realizar con una frecuencia determinada para conocer la salud de nuestra empresa. Nos permite controlar si hay desvíos para corregirlos rápidamente, y saber cuanto avanzamos y a qué ritmo.

 

Evitar una situación antes de que suceda es mejor que recalcular el rumbo.

 

Un factor clave para garantizar un mecanismo exitoso en la toma de decisiones es contar con un sistema de gestión ágil, adecuado y confiable, que procese toda la información y genere reportes.

 

El tablero de control es una herramienta que puede convertir a la información en conocimiento está conformada por un conjunto de indicadores cuyo objetivo es diagnosticar, seguir y evaluar adecuada y periódicamente la situación de una empresa.

 

Es un proceso de gestión de conocimiento, que actúa como un sensor mediante la definición previa de los estándares y objetivos a alcanzar.

 

Al implantar el tablero de control se utilizan criterios de medición e indicadores que se traducen en información valiosa para dirigir. Su armado exigirá que definamos objetivos de control y podamos compararlos con los resultados reales y en base a la detección de desvíos definir acciones correctivas.

 

Existen cuatros tipos de tableros

 

  • Operativos. Permiten el seguimiento diario de un proceso o sector de la empresa, para poder tomar a tiempo las acciones correctivas necesarias. Permitiendo tomar decisiones en áreas como finanzas, compras, ventas, producción, logística, etcétera.
  • Directivos. Permiten seguir los resultados de la empresa en su conjunto y de los diferentes temas clave. Seguimiento mensual de indicadores de los resultados internos de la empresa en su conjunto en el corto plazo. Puede incluir indicadores de todos los sectores para directivos claves o para un directivo de una determinada área.
  • Estratégicos. Brindan la información interna y externa necesaria para conocer la situación respecto al posicionamiento estratégico a largo plazo de la empresa.
  • Integral. Brindan información relevante para que la alta dirección de una empresa pueda conocer la situación integral de ella misma, se alimenta de los tres anteriores.

 

Algunos de los indicadores utilizados son los siguientes: solvencia, nivel de endeudamiento patrimonial, liquidez corriente, ingresos, margen bruto, retorno sobre inversión, participación de mercado, incremento de clientes, rentabilidad de clientes, costos, rotación de inventario, ciclo de facturación y cobranza, entre otros.

 

Cada indicador debe de tener metas y acciones definidas para alcanzarlas. Se deben utilizar exclusivamente los indicadores que proporcionen información relevante para la toma de decisiones y facilitar el proceso de seguimiento.

 

En resumen el tablero de control sirve para alinear horizontal y verticalmente la ejecución de la estrategia y encauzar a la empresa hacia los resultados proyectados. Es una excelente herramienta para mejorar los resultados de la empresa.

 

Porque, como dice Peter Drucker, “la planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras, sino del futuro con las decisiones actuales”.

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One Comment

  • Jose Bernardo Goicoechea dice:

    Es fundamental definir indicadores de gestión que puedan seguirse, en lo posible automatizarlos y establecer rutinas de control de gestión, propendiendo a la mejora continua de los procesos y monitoreando los riesgos inherentes a las nuevas implementaciones, midiendo el ratio costo-beneficio de la implementación de las nuevas mejoras. Tengo amplia experiencia en consultoría de empresas PYME y entiendo que ello avala este comentario

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